Ohne Notizblock und Stift läuft beim Sitzungsprotokoll nichts - © boscopics - Fotolia.com
Im Laufe seines Berufslebens kommt sicher der eine oder andere mal in die Verlegenheit, Protokoll-Führer einer Sitzung zu “spielen”. Wer das Zeit seines Studiums oder noch nie gemacht hat, der muss sich an diese Aufgabe erst einmal langsam herantasten. Die Vorbereitung, das Protokollieren selbst und die Nachbearbeitung stellen im Business-Alltag doch so manche Ansprüche an den jeweiligen Schriftführer.
Falls nun auch Sie zum Protokoll-Führer im nächsten Meeting auserkoren wurden, Ihr letztes protokollarisches Schriftstück allerdings ein paar Jahre zurück liegt, dann lesen Sie unsere folgenden Tipps:
Sitzungsprotokolle schreiben: Eine kleine Anleitung
1. Die Vorbereitung
Zunächst einmal ist das A und O bei der Aufgabe des Protokoll-Führers, das Thema der Sitzung überhaupt zu kennen und sich im Vorfeld damit beschäftigt zu haben. Idealerweise haben Sie auch bereits die Tagesordnung vorliegen. Je besser Sie als Protokoll-Führer in das Thema eingearbeitet sind, desto einfacher wird Ihnen nicht nur das Mitschreiben fallen. Sie werden sich auch – trotz Mitschreiben – umso reger an der Diskussion beteiligen können.
Weiterhin beeinhaltet die Vorbereitung auf das Schreiben eines Sitzungsprotokolls, das der mit der Aufgabe Betraute die Namen und Titel der Meeting-Teilnehmer kennt. Gibt es vorangegangene Protokolle, so ist es sinnvoll, sich auch diese vor dem eigentlichen Meeting kurz durchzulesen. Möglicherweise stoßen Sie dabei auf Abkürzungen für Fachausdrücke. Machen Sie sich mit diesen vertraut, sodass Sie sie beim Mitschreiben problemlos verwenden können. Das spart Zeit!
Noch ein Hinweis zu den Werkzeugen des Protkoll-Führers: Der eine tut sich leichter, wenn er seine Notizen in der Sitzung direkt in den Laptop überträgt. Der andere bevorzugt immer noch Schreibblock und Kugelschreiber. Hierfür gibt es auch kein Patent-Rezept. Je nachdem, womit man sich wohler fühlt und wie man schneller arbeiten kann, sollte auch die Wahl des Werkzeugs ausfallen.
Eines soll aber noch gesagt sein: Entscheiden Sie sich für Papier und Stift, dann sollten Sie nicht nur mit einem Blatt Papier in die Sitzung gehen, sondern am besten mit einem ganzen Block. Somit müssen Sie nicht sparen, sondern haben genügend Platz für Ihre Notizen und können freien Platz bzw. einen breiten Rand für Ergänzungen lassen. Nummerieren Sie die verwendeten Blätter, dann behalten Sie auch den Überblick, wenn Sie das Protokoll erst zu einem späteren Zeitpunkt fertig stellen.
2. Das Protokollieren
Beschränken Sie sich auf die wesentlichen Diskussions-Ergebnisse und formulieren Sie knapp, aber leicht verständlich. Lange Schachtelsätze haben hier nichts zu suchen. Nutzen Sie gegebenenfalls Abkürzungen, die Sie in der Vorbereitungsphase verinnerlicht haben.
Stil:
Bleiben Sie sachlich und lassen Sie persönliche Meinungen zum jeweiligen Themengebiet außen vor. Dazu gehören auch wertende Adjektive. Tempus im Protokoll ist immer Präsens (Gegenwartsform). Aussagen über Tatsachen erfolgen im Indikativ (Wirklichkeitsform) und Meinungen von Personen im Konjunktiv (Möglichkeitsform). Mit Letzerem sollte man aber sparsam umgehen.
Form:
Ganz oben befindet sich der Protokoll-Kopf: Datum, Ort, Vor- und Zunamen der Teilnehmer, evtl. Abwesende, Thema der Besprechung. Es folgen die Punkte der Tagesordnung, entweder sachlogisch oder nach Prioritäten gegliedert.
Überschriften sind keine nötig. Die Hervorhebung wichtiger Aussagen durch Unterstreichung ist bei Bedarf dagegen sinnvoll.
Treten Unklarheiten auf, dann fragen Sie sofort nach. In diesem Sinne ist es zudem ganz hilfreich, zum Abschluss der Runde seinen Mitschrieb nochmals für alle laut vorzulesen. Gab es Missverständnisse, so können diese nun sofort behoben werden.
3. Die Nachbearbeitung
Die Hauptarbeit ist getan, jetzt muss nur noch alles in Reinform gebracht werden. Heißt: Die Notizen, die Sie vorhin oder gestern schnell in der Sitzung schnell runtergeschrieben haben, müssen nochmals an die Gliederung angepasst werden.
Rechtschreib- und Grammatikfehler machen auch in einem Sitzungsprotokoll keinen guten Eindruck. Eventuell lassen Sie das Schriftstück daher auch nochmal von einem Kollegen gegenlesen. Er kann Ihnen dann auch sagen, ob die Punkte verständlich wiedergegeben wurden.
Sind Sie fertig, dann schicken Sie allen Sitzungs-Teilnehmern per E-Mail das Protokoll und bitten Sie um etwaige Ergänzungen oder Änderungen. Setzen Sie hierfür eine Frist. Teilen Sie mit, was danach noch an Anmerkungen komme, könne dann nicht mehr von Ihnen angenommen werden.
Die finale Version wird dann nochmals an alle Teilnehmer sowie gegebenenfalls nicht beim Meeting Anwesende, die aber ebenfalls im Bilde über das Besprochene und Beschlossene sein sollten, geschickt.
